今年もそろそろ折り返し地点をすぎ、忘年会シーズンに近づいて来ました。
忘年会の幹事を任された際、どの様なメンバーなのかによって案内メールの書き方が変わってきます。
特に若い世代の方などは、プライベートも職場も同じような案内メールになっていませんか？
また、相手から返事が返ってこなくて出席なのか、欠席なのか分からなく困ったことありませんか？
もしかすると、案内メールの書き方が軽い感じになってしまっていたりして、相手にスルーされえいるという場合もあります。
最近は手紙やFAXなどより、メールやラインで案内メールを送ることが多くなっていると思います。
しかし、職場などの年配の場合、ラインを使ってなかったりすることもあると思いますし、さすがにラインでは失礼だと思うので、PCや携帯へのメールで送る方が良いかと思います。
私もよく幹事をすることが多いので、どの様な案内メールを書けばいいのか、いくつか紹介していきます。
ちなみに、分かりやすい様に下記から、幹事の名前は『田中』の設定で説明させていただきます。
目次
職場など目上の方もいる場合の案内メール
～書き方～
・忘年会の案内メールだと分かりやすい件名を入れる
例)〇〇〇部忘年会のご案内
・本文の始まりは、いきなり本題に入るのではなく、一言添えてから本題に入ること
例)お仕事お疲れ様です
・だらだらと書かずに簡潔に忘年会の案内メールだということを伝える
例)毎年恒例の忘年会を私、田中が幹事を行わせていただきます。
早速ですが、日時などが決まりましたのでご連絡申し上げます。
・日時、場所、参加費は改行を入れるなどして分かりやすく書く。
特に場所については、近くの駅や、その店のHPなどがある場合は、URLを張り付けるなどして分かりやすくする。
例)①日時 〇月〇日(〇) 〇時～
②場所 〇〇〇〇
〇〇駅西口から徒歩３分
TEL〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
HP http://××××.××××.××
③参加費 男性〇〇〇〇円 女性〇〇〇〇円
・出欠について返信をいただくようにする
例)当日の出欠については、〇月〇日までに田中のこのメールに返信にてお知らせください。
去年の同様、全員参加していただける様よろしくお願い致します。
・最後に自分の連絡先などを丁寧に要れておく
例)〇〇〇部 田中
e-mail ××@××××.×××.××
tel 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
～気を付けること～
・敬語や丁寧語をしっかり使うこと
・案内メールは、忘年会当日より１ヶ月前くらいには送っておくこと
・メールだけでは全員に送れているか心配ですので、朝礼など全員が集まっている時に『忘年会についてのメールを送信させていただきましたので、ご確認の方よろしくおねがいします。』と伝えておく。
友人などプライベートの忘年会の案内メール
同い年などでの忘年会なら、メールでもラインのグループなどでも送っても大丈夫です。
しかし、やはり返事がなかったり、場所が分からなかったりする人もいるので、決定事項はきっちりと伝えて、必ず返事がもらえる様な内容を送りましょう。
例)今年も皆で忘年会で集まりたいと思うので、去年に引き続き田中が幹事を行います。
日時など確認していただき〇月〇日までに出席か欠席かの返信よろしくお願いします。
日時 〇月〇日 〇時
場所 〇〇〇〇 HP http://××××.××××.×× (HPに地図など書いてあります)
会費 〇〇〇〇円
会費は一次会のみの金額になっています。
〇〇〇〇(場所)で２時間の飲み放題食べ放題の予約を取ろうと思います。
去年は全員参加だったので、今年もなるべく全員参加にしたいので、よろしくお願いします。
返信待ってます！
最後に
大まかなアドバイスになってしまいましたが、少しは参考になったでしょうか？
幹事の方は案内状の他にも、お店の予約だったり、お金の管理だったり大変だと思いますが、みんなで楽しく、今年１年の疲れを癒すためにも頑張りましょう。
